Magister en AFAS Profit koppelen
Met een koppeling tussen Magister en AFAS Profit worden facturen uit Magister, zoals de vrijwillige ouderbijdrage, centraal verzameld en automatisch verwerkt in de juiste administratie in Profit. Vereniging OMO verwerkt zo 85.000 facturen per jaar, verdeeld over 78 schoollocaties en 32 administraties.
Is er een standaardkoppeling?
Magister is de leerlingadministratie, Profit de financiële administratie. Een kant-en-klare koppeling voor het verwerken van schoolfacturen over meerdere scholen en administraties bestaat niet zonder meer. Met Flowmage bouw je die: de facturen worden verzameld, per school aan de juiste administratie gekoppeld en in Profit verwerkt, waarbij de kenmerken van iedere school behouden blijven.
Wat er kan stromen. Een paar voorbeelden.
Dit zijn voorbeelden, geen grens. Alles wat Magister en AFAS Profit via hun API aanbieden, kun je koppelen: in elke richting, op elk moment, met je eigen velden en regels.
Ter inspiratie.
Zo zetten organisaties deze koppeling in. Jullie proces mag er heel anders uitzien.
Financiële administratie
Facturatie zonder overtypen
De factuurgegevens uit Magister hoeven niet steeds opnieuw met de hand te worden overgenomen.
Applicatiebeheer
Meerdere scholen en administraties
Elke factuur komt bij de juiste school en administratie terecht, met de kenmerken van die school.
Financiële administratie
Drukke periodes
De verwerking loopt door, ook als het aantal facturen piekt, bijvoorbeeld aan het begin van het schooljaar.
Zo loopt het in Flowmage.
Elke nacht haalt de flow nieuwe facturen op uit Magister, bepaalt per factuur de school en administratie, verwerkt ze in Profit en meldt uitzonderingen.
Een voorbeeld. Welke stappen, systemen en regels erin zitten, bepaal je zelf.
Waar je op moet letten.
Uit de praktijk: hier gaat het bij deze koppeling het vaakst mis, en zo voorkom je het.
Kenmerken per school
Elke school werkt met een eigen identiteit. Leg per school vast hoe facturen er in Profit uit moeten zien.
Controle bij binnenkomst
Ingestuurde gegevens worden meteen gecontroleerd, zodat fouten niet pas bij de debiteurenadministratie opvallen.
Kinderziektes in het begin
Bij de start lopen er vaak nog dingen mis, zoals inloggen of een foutmelding. Spreek af hoe snel die worden opgelost.
Het gaat om gegevens van ouders en leerlingen. De flow verwerkt alleen wat nodig is voor de facturatie, alles draait in Nederlandse datacenters onder een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen.
Werkt dit voor een schoolbestuur met veel scholen?
Ja. Bij Vereniging OMO gaat het om 78 schoollocaties en 32 administraties. Per school ligt vast in welke administratie gefactureerd wordt.
Kan het ook met Somtoday of Eduarte?
Ja. De aanpak is hetzelfde; de flow gebruikt dan de gegevens uit dat leerling- of studentinformatiesysteem.
Wat als er iets misgaat?
Dan stopt de flow bij die factuur en krijg je een melding met de uitleg van de AI. Na een correctie start je de run opnieuw.
Wat kost deze koppeling?
Flowmage heeft één vast maandbedrag, met onbeperkt flows en uitvoeringen. Deze koppeling is dus geen extra abonnement per koppeling. Inrichting en support rekenen we af naar gebruik. In een demo krijg je een prijs die past bij jouw situatie.
Deze koppeling bij jullie?
In een demo laten we zien hoe Magister en AFAS Profit in jullie situatie samenwerken.