Klantverhalen laten zien hoe onze oplossingen in de praktijk werken en welke resultaten bedrijven daarmee bereiken. Een goed voorbeeld is onze samenwerking met de Vereniging Ons Middelbaar Onderwijs (OMO). Deze vereniging bestaat sinds 1916 en heeft zich in ruim een eeuw ontwikkeld tot een omvangrijke onderwijsorganisatie met scholen die praktijkonderwijs, internationale schakelklassen en gymnasium aanbieden.
Omdat OMO te maken krijgt met de verwerking van jaarlijks 85.000 facturen betreffende de vrijwillige ouderbijdrage, is dit facturatieproces geautomatiseerd om de grote hoeveelheid facturen efficiënter te verwerken.
OMO kijkt positief terug op de samenwerking met ConnectStuff en is tevreden over de oplossingen die samen zijn ontwikkeld. Die waardering is wederzijds. OMO is namelijk een betrokken klant die openstaat voor nieuwe ideeën en die actief meedenkt over oplossingen die in de praktijk werken.
Centraal binnen OMO staat het bieden van goed onderwijs en het ontwikkelen van de talenten van leerlingen. De scholen bereiden leerlingen voor op het vervolgonderwijs en daarmee ook op hun verdere deelname aan de maatschappij. De vereniging beschouwt onderwijs daarbij als een dienst aan de samenleving en ziet daarin haar bestaansrecht.
De organisatie
Ouderbijdrage facturatie
Rian van Ginneken, applicatiebeheerder financiën van het OMO-bureau, deelt in deze klantcase haar ervaringen. Zij gaat in op hoe automatisering het werk binnen haar afdeling heeft veranderd. Dankzij de automatisering verwerkt OMO jaarlijks 85.000 facturen die voorheen op een inefficiënte manier verliep.
De scholen binnen OMO werken samen binnen één vereniging en delen kennis en voorzieningen. OMO ondersteunt de scholen onder andere op het gebied van financiën, personeel en huisvesting. En dat brengt allerlei administratieve lasten met zich mee.
Een voorbeeld daarvan is de verwerking van de vrijwillige ouderbijdrage. Deze bijdrage valt onder de schoolkosten en is bedoeld voor activiteiten en voorzieningen die niet volledig vanuit de reguliere bekostiging worden betaald, zoals bijvoorbeeld schoolreisjes.
Voor OMO betekent dit ook een omvangrijk facturatieproces. Maandelijks gaat het om circa 7.000 facturen die vanuit de middelbare scholen worden verwerkt.
Iedere factuur moet bij de juiste school en administratie terechtkomen en met de juiste gegevens worden verwerkt. Waar verschillende stappen eerst handmatig werden uitgevoerd, verloopt een groot deel van het facturatieproces nu automatisch.
De oplossing
Koppeling tussen Magister en AFAS
Binnen de middelbare scholen wordt Magister gebruikt als leerlingadministratiesysteem. Hierin worden onder andere cijfers en leerlinggegevens bijgehouden. Ook worden vanuit Magister facturen opgesteld. Omdat iedere school met een eigen identiteit werkt, worden deze facturen aan de ouders/verzorgers verstuurd (per email) met onder andere het eigen logo en e-mailadres van de betreffende school.
De omvang maakt dit proces complex. In 2025 ging het om 57.307 leerlingen, verspreid over 78 schoollocaties en ondergebracht in 32 administraties. Dat betekent dat grote hoeveelheden facturen vanuit de desbetreffende scholen op de juiste manier moeten worden verwerkt. Daarbij moet steeds duidelijk zijn bij welke school een factuur hoort.
Voor OMO zat de uitdaging vooral in de verwerking van deze gegevens. De factuurgegevens uit Magister moesten worden samengebracht en vervolgens correct worden gekoppeld aan de juiste administratie. Tegelijkertijd moesten de kenmerken van iedere school behouden blijven. Een factuur van de ene school mag vanzelfsprekend niet worden verwerkt onder de administratie of met de gegevens van een andere school. Bij grote aantallen facturen kan dit problematisch worden.
ConnectStuff ontwikkelde hiervoor een koppeling waarmee de facturen centraal worden verzameld en op een vaste manier worden verwerkt. De koppeling zorgt ervoor dat de juiste gegevens bij de juiste school/administratie terechtkomen. Daarbij blijven bijvoorbeeld het logo en e-mailadres van de betreffende school behouden.
Vervolgens worden de gegevens doorgezet naar AFAS, waar OMO de financiële administratie voert. Zo ontstaat één doorlopend proces tussen Magister, de verschillende administraties en AFAS. De gegevens hoeven niet steeds opnieuw handmatig te worden overgenomen en kunnen op een gestructureerde manier in de boekhouding worden verwerkt. Juist bij een organisatie met 57.307 leerlingen maakt dat een groot verschil in de beheersbaarheid van het proces.
Het resultaat
Kwaliteit en consistentie
Volgens Rian betekent een automatisering niet alleen het verlagen van de werkdruk.
Bij ons draait het om het optimaliseren van ons facturatieproces. De winst zit met name in de kwaliteit en consistentie. Door het geautomatiseerd systeem worden de ingestuurde gegevens meteen gecontroleerd. De data-uitwisseling verloopt veel sneller zonder handmatige ingrijpen.
Voorheen was dit proces sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van medewerkers. Met de automatisering verloopt de facturatie nu vlot. Onder andere de binnenkomende e-mails worden automatisch verwerkt. Dat is vooral belangrijk in periodes waarin het aantal facturen toeneemt, zoals rond de start en afronding van het schooljaar en bij de jaarwisseling. “Voor de scholen is het ook prettig dat er een continu proces is van facturatie”, voert Rian aan.
Deze automatisering is sedert april van dit jaar een feit. Omdat het relatief nieuw is, verloopt het niet zonder kinderziekten. Rian noemt daarbij het inloggen en foutmeldingen als kinderziekten. Volgens haar worden deze technische mankementen binnen een dag opgepakt waardoor het facturatieproces geen langdurige stagnatie ondervindt.
De samenwerking
Dienstverlening bij Connect Stuff
Wat Rian een trouwe klant maakt, is onze manier van werken. Daarover heeft zij het volgende te zeggen:
De eerlijkheid over wat wel en niet kan, is iets dat heel fijn is voor ons. Als je ze nodig hebt, wordt er snel gereageerd. En dat is heel prettig! Het oplossen van technische problemen verliep binnen 1 dag en als dat niet lukt dan wordt dat ook gecommuniceerd.
Bij Connect Stuff krijgen de klanten een vaste persoon uit het supportteam. Doordoor hoeft een klant niet telkens met een andere medewerker te schakelen en de situatie opnieuw uit te leggen. Voor OMO is Thomas van Velzen het vaste aanspreekpunt. Hij is nauw betrokken bij het bouwen en verder ontwikkelen van de automatiseringen binnen OMO en kent daardoor de werkwijze en technische omgeving van de middelbare scholen goed. Rian ervaart hem als kundig, vriendelijk en positief.
