AFAS Profit en Entra ID koppelen
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) maakt een nieuwe medewerker in Profit automatisch een account aan in Entra ID, met de groepen en licenties die bij de functie horen. Bij uitdiensttreding wordt de toegang op de afgesproken datum ingetrokken. HR legt het één keer vast, IT hoeft niets over te typen.
Is er een standaardkoppeling?
Profit ondersteunt single sign-on met Entra ID, zodat medewerkers met hun Microsoft-account inloggen in Profit. Dat is iets anders dan accounts aanmaken en intrekken. Daarvoor gebruiken organisaties een provisioningtool of een eigen koppeling. Met Flowmage bouw je die koppeling direct op Profit-connectoren en Microsoft Graph, en regel je in dezelfde flow ook de rest: TOPdesk, Teams, licenties en vakapplicaties.
Wat er kan stromen. Een paar voorbeelden.
Dit zijn voorbeelden, geen grens. Alles wat AFAS Profit en Microsoft Entra ID via hun API aanbieden, kun je koppelen: in elke richting, op elk moment, met je eigen velden en regels.
Ter inspiratie.
Zo zetten organisaties deze koppeling in. Jullie proces mag er heel anders uitzien.
HR en IT
Indiensttreding
Account, mailbox, groepen en licenties staan klaar op de eerste werkdag.
IT
Functiewijziging
Nieuwe rol, nieuwe groepen. Oude rechten gaan weg zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
IT en security
Uitdiensttreding
Op de vertrekdatum wordt het account geblokkeerd en worden sessies beëindigd.
Security
Spoedvertrek
Direct alles dicht, met een melding aan security, HR en de manager.
Zo loopt het in Flowmage.
Elke nacht haalt de flow nieuwe medewerkers op uit Profit, maakt het account aan in Entra ID, schrijft het e-mailadres terug in Profit en stuurt een welkomstbericht.
Een voorbeeld. Welke stappen, systemen en regels erin zitten, bepaal je zelf.
Waar je op moet letten.
Uit de praktijk: hier gaat het bij deze koppeling het vaakst mis, en zo voorkom je het.
Unieke koppeling tussen medewerker en account
Leg het personeelsnummer vast in Entra ID (bijvoorbeeld in employeeId). Dan blijft de koppeling goed, ook als iemand van naam of e-mailadres verandert.
Datums in de toekomst
Een medewerker die over een maand begint, moet niet vandaag al toegang hebben. De flow maakt het account aan op het afgesproken moment.
Groepen per functie
Spreek een vaste tabel af: welke functie en afdeling krijgt welke groepen en licenties. Die tabel is het hart van de koppeling.
Uitzonderingen
Externen, stagiairs en tijdelijke accounts volgen vaak andere regels. Neem die bewust mee of laat ze bewust buiten de flow.
Er gaan persoonsgegevens over van HR naar IT. De flow neemt alleen de velden mee die IT nodig heeft, alles draait in Nederlandse datacenters, en elke stap staat in de runlogs. Zo kun je bij een audit laten zien wie wanneer toegang kreeg of verloor.
Veelgestelde vragen.
Werkt dit ook met Active Directory op eigen servers?
Ja. Naast Entra ID kan de flow ook accounts in een on-premises Active Directory aanmaken of bijwerken, of beide.
Wat gebeurt er bij een spoedvertrek?
Je start de flow direct. Het account wordt meteen geblokkeerd, sessies worden beëindigd, en security, HR en de manager krijgen een melding.
Kunnen ook andere systemen meedoen?
Ja. Dezelfde flow kan een TOPdesk-persoon aanmaken, een laptop bestellen, toegang tot vakapplicaties regelen en een welkomstbericht in Teams sturen.
Hoe zit het met licenties?
Licenties worden toegewezen op basis van functie of groep, en bij vertrek weer vrijgegeven. Zo betaal je niet voor licenties van mensen die weg zijn.
Wat kost deze koppeling?
Flowmage heeft één vast maandbedrag, met onbeperkt flows en uitvoeringen. Deze koppeling is dus geen extra abonnement per koppeling. Inrichting en support rekenen we af naar gebruik. In een demo krijg je een prijs die past bij jouw situatie.
Deze koppeling bij jullie?
In een demo laten we zien hoe AFAS Profit en Microsoft Entra ID in jullie situatie samenwerken.