AFAS Profit en TOPdesk koppelen
Met een koppeling tussen AFAS Profit en TOPdesk staan medewerkers uit Profit automatisch als personen in TOPdesk, met de juiste afdeling, vestiging en manager. Nieuwe medewerkers en vertrekkers worden meteen een wijziging of verzoek voor IT en facilitair, zodat laptop, pas en werkplek op tijd geregeld zijn.
Is er een standaardkoppeling?
TOPdesk kan personen importeren, en Profit kan medewerkers aanleveren via GetConnectors. Veel organisaties doen dat met een periodiek importbestand. Een koppeling met Flowmage maakt het actueel en doet meer: bij in- en uitdienst maakt hij ook meteen de juiste wijziging of het juiste verzoek in TOPdesk aan.
Wat er kan stromen. Een paar voorbeelden.
Dit zijn voorbeelden, geen grens. Alles wat AFAS Profit en TOPdesk via hun API aanbieden, kun je koppelen: in elke richting, op elk moment, met je eigen velden en regels.
Ter inspiratie.
Zo zetten organisaties deze koppeling in. Jullie proces mag er heel anders uitzien.
Servicedesk
Personen altijd actueel
Wie belt of mailt met de servicedesk, staat goed in TOPdesk, met de juiste afdeling en manager.
IT en facilitair
Onboarding
Een nieuwe medewerker wordt een wijziging met taken voor IT en facilitair, op tijd voor de eerste werkdag.
IT en facilitair
Offboarding
Bij vertrek staat er een taak voor het innemen van laptop, telefoon en pas, en wordt de persoon gearchiveerd.
Zo loopt het in Flowmage.
Elke nacht worden gewijzigde medewerkers uit Profit bijgewerkt in TOPdesk. Voor nieuwe medewerkers maakt de flow ook een wijziging aan met de taken voor onboarding.
Een voorbeeld. Welke stappen, systemen en regels erin zitten, bepaal je zelf.
Waar je op moet letten.
Uit de praktijk: hier gaat het bij deze koppeling het vaakst mis, en zo voorkom je het.
Koppelsleutel
Gebruik het personeelsnummer als vaste sleutel tussen een Profit-medewerker en een TOPdesk-persoon. Op naam koppelen gaat mis bij naamswijzigingen en dubbele namen.
Afdelingen en vestigingen
De namen in Profit en TOPdesk lopen vaak uit elkaar. Een vertaaltabel voorkomt fouten.
Archiveren, niet verwijderen
Vertrekkers archiveer je in TOPdesk, zodat de historie van meldingen en middelen behouden blijft.
Alleen de gegevens die de servicedesk nodig heeft, gaan naar TOPdesk. Alles draait in Nederlandse datacenters en staat in de runlogs.
Veelgestelde vragen.
Kan dit samen met de koppeling naar Entra ID?
Ja, en dat is vaak handig. Eén flow voor indiensttreding maakt dan het account in Entra ID én de persoon en wijziging in TOPdesk aan.
Hoe vaak worden personen bijgewerkt?
Dat kies je zelf: direct bij een wijziging, of elke nacht. Voor de meeste organisaties is elke nacht genoeg.
Werkt het ook met TOPdesk op eigen servers?
Ja, zolang de API van TOPdesk bereikbaar is vanuit Flowmage.
Wat kost deze koppeling?
Flowmage heeft één vast maandbedrag, met onbeperkt flows en uitvoeringen. Deze koppeling is dus geen extra abonnement per koppeling. Inrichting en support rekenen we af naar gebruik. In een demo krijg je een prijs die past bij jouw situatie.
Deze koppeling bij jullie?
In een demo laten we zien hoe AFAS Profit en TOPdesk in jullie situatie samenwerken.