Exact Online en Nmbrs koppelen
Met een koppeling tussen Nmbrs en Exact Online komt de journaalpost van elke salarisrun automatisch in de juiste administratie in Exact Online, met de grootboekrekeningen en kostenplaatsen die je hebt afgesproken. Finance hoeft niets meer te importeren of over te typen, en correcties lopen mee.
Is er een standaardkoppeling?
Nmbrs kan journaalposten aanleveren voor de boekhouding, en Exact Online kan journaalposten inlezen. Voor één administratie met een eenvoudig rekeningschema is dat vaak genoeg. Het wordt lastiger bij meerdere werkgevers of administraties, verdeling over kostenplaatsen of projecten, correctieruns, en als je ook wilt controleren of alles klopt voordat het geboekt wordt. Dan is een eigen flow overzichtelijker dan export en import met de hand.
Wat er kan stromen. Een paar voorbeelden.
Dit zijn voorbeelden, geen grens. Alles wat Exact Online en Nmbrs via hun API aanbieden, kun je koppelen: in elke richting, op elk moment, met je eigen velden en regels.
Ter inspiratie.
Zo zetten organisaties deze koppeling in. Jullie proces mag er heel anders uitzien.
Finance
Salaris boeken zonder importbestand
De journaalpost staat direct in de juiste administratie, in het juiste dagboek, met de juiste periode.
Controlling
Kosten verdelen
Loonkosten per afdeling, kostenplaats of project, zodat de managementrapportage klopt zonder handwerk.
Finance
Meerdere werkgevers
Elke werkgever in Nmbrs boekt in zijn eigen administratie (divisie) in Exact Online.
Finance
Controle vooraf
Klopt de journaalpost niet met het rekeningschema, dan stopt de flow en krijgt finance een melding, in plaats van een foute boeking.
Zo loopt het in Flowmage.
Na het afsluiten van een salarisrun haalt de flow de journaalpost op, controleert de rekeningen en kostenplaatsen, boekt in Exact Online en meldt het resultaat aan finance.
Een voorbeeld. Welke stappen, systemen en regels erin zitten, bepaal je zelf.
Waar je op moet letten.
Uit de praktijk: hier gaat het bij deze koppeling het vaakst mis, en zo voorkom je het.
Rekeningschema dat uit elkaar loopt
Een nieuwe looncomponent in Nmbrs zonder grootboekrekening in Exact Online is de meest voorkomende fout. De flow controleert dit vooraf en noemt de ontbrekende rekening.
Correcties
Een herberekening van een eerdere periode moet als correctie geboekt worden, niet als dubbele journaalpost. Spreek af in welke periode correcties landen.
Divisies in Exact Online
Bij meerdere administraties is de koppeling tussen werkgever en divisie leidend. Zet die één keer vast, dan boekt elke run vanzelf op de goede plek.
Limieten van de Exact-API
Exact Online beperkt het aantal API-aanroepen per minuut en per dag. Grote journaalposten boeken we daarom in één keer, niet regel voor regel.
In een journaalpost staan bedragen per rekening en kostenplaats, geen salarissen per persoon, tenzij je dat zelf zo inricht. Alles loopt via Nederlandse datacenters, onder een verwerkersovereenkomst.
Veelgestelde vragen.
Werkt dit ook met meerdere administraties in Exact Online?
Ja. Per werkgever in Nmbrs leggen we vast in welke divisie in Exact Online geboekt wordt. Elke run boekt daarna vanzelf in de juiste administratie.
Wat gebeurt er bij een correctierun?
De correctie wordt als aparte boeking aangeleverd, met een verwijzing naar de oorspronkelijke periode. Hoe en in welke periode dat geboekt wordt, spreken we met finance af.
Kunnen we loonkosten per project of kostenplaats boeken?
Ja, als die informatie in Nmbrs beschikbaar is. De flow neemt kostenplaats of project mee per journaalregel.
Wat als een grootboekrekening ontbreekt?
Dan wordt er niets geboekt. De flow stopt, finance krijgt een melding met de ontbrekende rekening, en na het aanmaken start je de run opnieuw.
Wat kost deze koppeling?
Flowmage heeft één vast maandbedrag, met onbeperkt flows en uitvoeringen. Deze koppeling is dus geen extra abonnement per koppeling. Inrichting en support rekenen we af naar gebruik. In een demo krijg je een prijs die past bij jouw situatie.
Deze koppeling bij jullie?
In een demo laten we zien hoe Exact Online en Nmbrs in jullie situatie samenwerken.