Exact Online en HubSpot koppelen
Een koppeling tussen Exact Online en HubSpot zet een gewonnen deal om in een (concept)factuur in Exact Online, houdt relaties gelijk en laat in HubSpot zien of een factuur betaald is. Zo hoeft sales niets over te typen en ziet het team de financiële stand van een klant direct in het CRM.
Is er een standaardkoppeling?
In de HubSpot Marketplace staan apps die HubSpot aan Exact Online koppelen, bijvoorbeeld om van een deal een conceptfactuur te maken en relaties te synchroniseren. Voor een eenvoudig proces is dat genoeg. Een eigen flow is logisch bij meerdere administraties, abonnementen of projecten, eigen velden, of als je meer wilt controleren voordat er een factuur ontstaat.
Wat er kan stromen. Een paar voorbeelden.
Dit zijn voorbeelden, geen grens. Alles wat Exact Online en HubSpot via hun API aanbieden, kun je koppelen: in elke richting, op elk moment, met je eigen velden en regels.
Ter inspiratie.
Zo zetten organisaties deze koppeling in. Jullie proces mag er heel anders uitzien.
Finance
Factureren zonder overtypen
De deal wordt een conceptfactuur in Exact Online; finance controleert en verstuurt.
Sales
Betaalstatus voor sales
Openstaande facturen zichtbaar in HubSpot, zodat accountmanagers niet voor verrassingen staan.
Sales en finance
Debiteuren opvolgen
Een verlopen factuur wordt een taak bij de eigenaar van het bedrijf in HubSpot.
Zo loopt het in Flowmage.
Een gewonnen deal start de flow. De relatie wordt gezocht of aangemaakt in Exact Online, er komt een conceptfactuur en finance krijgt bericht.
Een voorbeeld. Welke stappen, systemen en regels erin zitten, bepaal je zelf.
Waar je op moet letten.
Uit de praktijk: hier gaat het bij deze koppeling het vaakst mis, en zo voorkom je het.
Relaties dubbel aanmaken
Koppel op KvK-nummer of op het relatienummer uit Exact Online, niet op bedrijfsnaam.
Artikelen en btw
Deal-regels moeten verwijzen naar bestaande artikelen met de juiste btw-code in Exact Online.
Meerdere administraties
Leg vast welke HubSpot-pipeline of welk bedrijf in welke administratie factureert.
Veelgestelde vragen.
Wordt de factuur direct verstuurd?
Dat kies je zelf. Meestal maakt de flow een conceptfactuur, die finance controleert en verstuurt.
Kunnen we ook terugkerende facturen of abonnementen aanmaken?
Ja, als je die in Exact Online gebruikt. De flow kan abonnementen of periodieke facturen aanmaken bij een gewonnen deal.
Zien we betalingen terug in HubSpot?
Ja. De flow haalt dagelijks de betaalstatus op en zet die bij het bedrijf of de deal.
Wat kost deze koppeling?
Flowmage heeft één vast maandbedrag, met onbeperkt flows en uitvoeringen. Deze koppeling is dus geen extra abonnement per koppeling. Inrichting en support rekenen we af naar gebruik. In een demo krijg je een prijs die past bij jouw situatie.
Deze koppeling bij jullie?
In een demo laten we zien hoe Exact Online en HubSpot in jullie situatie samenwerken.