Minder notulen, meer overzicht: AI-meetingassistent geïntegreerd met AFAS Profit

Converz creëert meerwaarde voor organisaties die werken met AFAS Profit

AFAS Profit staat bekend als één van de meest complete ERP-oplossingen voor organisaties in Nederland. HRM, CRM, projectadministratie, urenregistratie en financiële processen komen samen in één krachtig en betrouwbaar systeem. Voor veel organisaties is AFAS Profit het kloppend hart van de bedrijfsvoering, waar dossiers volledig, actueel en compliant moeten zijn.

Tegelijkertijd zien we in de praktijk dat een steeds groter deel van het dagelijkse werk plaatsvindt buiten AFAS. HR-gesprekken, functioneringsgesprekken, salescalls en projectoverleggen verlopen steeds vaker via Microsoft Teams of andere online meetingtools. Juist in deze gesprekken worden belangrijke afspraken gemaakt: afspraken die eigenlijk direct thuishoren in AFAS, maar daar vaak pas achteraf en handmatig worden vastgelegd.

Bij één van onze klanten, een organisatie die AFAS Profit intensief gebruikt voor HR, CRM en projectbeheer, begon dit een duidelijke bottleneck te worden. Zij kwamen bij Connect Stuff met een heldere vraag:

“Hoe zorgen we ervoor dat alles wat besproken wordt in online meetings automatisch en betrouwbaar wordt vastgelegd in AFAS, zonder extra administratieve handelingen voor onze medewerkers?”

De uitdaging: digitale gesprekken versus administratieve werkelijkheid

De organisatie had haar AFAS-omgeving netjes ingericht. Medewerkerdossiers waren compleet, CRM-relaties goed gestructureerd en projecten correct opgezet. Toch ging er dagelijks veel tijd verloren aan administratieve taken rondom online gesprekken:

HR-medewerkers maakten handmatig samenvattingen van functionerings- en verzuimgesprekken
Salesmedewerkers werkten CRM-notities bij na elke call
Projectteams verwerkten besluiten en actiepunten uit overlegmomenten
Belangrijke afspraken raakten versnipperd over notities, e-mails en losse documenten

Naarmate de organisatie groeide, meer medewerkers, meer klanten, meer overlegmomenten, werd het probleem groter. Handmatig notuleren kostte niet alleen veel tijd, maar bleek ook foutgevoelig:

Actiepunten werden vergeten
Afspraken kwamen niet (of te laat) in AFAS terecht
Dossiers raakten onvolledig
Compliance- en auditrisico’s namen toe

De wens was duidelijk: minder administratie, meer betrouwbaarheid, en volledige dossiers zonder extra werkdruk.

De concrete behoefte van de klant

Samen met de klant hebben we de wensen scherp geformuleerd. De oplossing moest:

Online meetings automatisch kunnen vastleggen en samenvatten
Volledig Nederlandstalig zijn (taalherkenning én interface)
Slimme AI-samenvattingen kunnen genereren (actiepunten, besluiten, afspraken)
Naadloos integreren met bestaande AFAS-dossiers (HR, CRM, projecten)
Geen extra handelingen vereisen van medewerkers
Voldoen aan privacy-, security- en compliance-eisen

Kortom: een oplossing die meedraait met bestaande processen, in plaats van deze te verstoren.

Onze oplossing: Converz, gebouwd door Connect Stuff

Op basis van deze vraag ontwikkelde Connect Stuff Converz: een Nederlandse AI-meetingassistent die speciaal is ontworpen voor organisaties die werken met AFAS Profit.

Converz fungeert als slimme schakel tussen online gesprekken en AFAS. De technologie neemt werk uit handen, zonder dat medewerkers hun manier van werken hoeven aan te passen.

Wat hebben wij concreet gebouwd?

Een AI-gedreven meetingassistent die automatisch deelneemt aan online meetings
Volledige Nederlandse spraakherkenning en transcriptie
Slimme AI-samenvattingen, inclusief actiepunten en afspraken
Een veilige cloudomgeving (www.converz.app) voor inzage en beheer
Een directe koppeling met AFAS Profit, zodat informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt

Connect Stuff verzorgde hierbij het volledige traject:

Analyse van klantprocessen
Ontwerp van de technische architectuur
Ontwikkeling van de AI-logica
Realisatie van de AFAS-koppeling
Implementatie, testen en begeleiding

Converz in de praktijk: HR-gesprekken automatisch vastgelegd in AFAS

Hoe ziet dit er concreet uit voor een HR-gesprek?

Een HR-medewerker plant een Teams-meeting
Converz synchroniseert automatisch met de agenda
De meetingassistent neemt deel aan het gesprek
Na afloop wordt het gesprek volledig getranscribeerd
Converz genereert een duidelijke samenvatting met actiepunten
Alles wordt automatisch opgeslagen in het juiste medewerkerdossier in AFAS

Hetzelfde principe geldt voor salescalls (CRM) en projectoverleggen.

Resultaat:
Geen losse notities meer. Geen dubbele administratie. Geen vergeten afspraken.

Het resultaat voor de klant

Sinds de inzet van Converz ervaart de organisatie duidelijke voordelen:

Volledige en actuele AFAS-dossiers zonder extra werk
Aanzienlijke tijdsbesparing voor HR, sales en projectteams
Minder fouten en gemiste afspraken
Betere overdracht tussen collega’s
Meer rust en focus op inhoud in plaats van administratie
Verbeterde compliance en audittrail

Converz groeit bovendien eenvoudig mee met de organisatie: meer teams, meer gesprekken, dezelfde structuur.

Benieuwd wat Connect Stuff voor jouw organisatie kan betekenen?

Converz is slechts één voorbeeld van hoe Connect Stuff organisaties helpt om slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te werken. Wij zijn gespecialiseerd in het bouwen van maatwerk IT-oplossingen en koppelingen rondom AFAS Profit, Entra ID, CRM-systemen en moderne AI-toepassingen. Van slimme integraties en automatiseringen tot complete webapplicaties, AI-assistenten en middleware-oplossingen: wij zorgen dat systemen écht met elkaar samenwerken.

Loop je tegen handmatige processen aan, ontbreekt er overzicht of kost administratie onnodig veel tijd? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee, stellen de juiste vragen en bouwen oplossingen die passen bij jullie organisatie: vandaag én morgen.